Meterhohe Stapel Papier, aufwendig geführte Archive und Notizzettel – eine „Zettelwirtschaft“ wie man sie aus vielen Büros kennt. Von der E-Mail-Anfrage bis zur Kundenrechnung wurde nahezu alles auf Papier gedruckt. Diesen Szenarien wollen wir als Eberlein Gruppe ein Ende bereiten und sind seit 2016 auf dem Weg zum papierlosen Büro.
Lochen und suchen war gestern: Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements
Die Umstellung auf ein sogenanntes „papierloses Büro“, also auf die Digitalisierung sämtlicher Dokumente, scheint für viele Unternehmen ein Ding der Unmöglichkeit zu sein. Aber einmal abgesehen davon, dass “wir das schon immer so gemacht haben” bringt der Wechsel zu einem digitalen Dokumentenmanagement viele Vorteile mit sich, die sich letztendlich auch monetär auswirken. Ausdrucken, sortieren, tackern und alphabetisch einsortieren – Das ist nicht nur mühsam, sondern auch sehr zeitintensiv. Nicht zu vergessen, dass das entsprechende Dokument bei Bedarf auch analog wieder gefunden werden muss. Ein Prozess der durch und durch Zeit und auch Nerven kostet.
Ist ein analoges Dokumentenmanagement überhaupt noch zeitgemäß? Durch ein digitales Dokumentenmanagement können Mitarbeiter sowohl bei der Ablage als auch beim Wiederfinden von Schriftstücken und Belegen schneller und damit effizienter arbeiten. Ein digitales Ablagesystem ermöglicht flexible Arbeitsvorgänge und sorgt für einen modernen Workflow. Da ist man doch direkt motivierter. Auch aus technischer Sicht bringt die Digitalisierung und das damit verbundene papierlose Büro weitere Vorteile mit sich. Durch regelmäßige Sicherheits-Backups digitaler Daten lassen diese sich problemlos wieder herstellen.
Bei papierbasierten physischen Unterlagen müssen diese entweder erst einmal wiedergefunden werden oder sind im schlimmsten Fall, z.B. durch einen Brand, unwiederbringlich zerstört. Die Umstellung auf ein papierloses Büro ist allerdings keine Sache, die von heute auf morgen passiert. Dazu gehört nach einer vernünftigen Planung vor allem eine ausgiebige Umstellungs- und Einführungsphase, die einige Zeit andauert.
Nicht nur fortschrittlich, sondern auch nachhaltig
Nachhaltigkeit wird in der Firmengruppe Eberlein schon immer großgeschrieben. Das Ziel, den Großteil aller Arbeitsprozesse, Abwicklungen und Vorgänge auf digitaler Basis zu steuern und abzuwickeln wurde durch das Projekt „Papierloses Büro” im Jahr 2016 erreicht. Ein papierloses Büro senkt die Umweltbelastung und reduziert den Papierverbrauch auf ein Minimum. Seit diesem Zeitpunkt konnten wir Papier, Toner und Druckerabfälle maßgeblich reduzieren.
Die Auftragsabwicklung an sich bleibt gleich, aber es wird deutlich weniger gedruckt. Statt sechs mehrseitigen Belegen werden heute nur noch drei Belege oder weniger ausgedruckt. Lediglich Versandpapiere und kundenspezifische Belege werden nach wie vor in ausgedruckter Form benötigt. Fast alle Prozesse laufen auf digitaler Basis ab und auch die dazugehörigen Dokumente liegen in digitaler Form vor. Im Vergleich zu 2015 benötigten wir 2020 somit nur noch etwa die Hälfte an Papier und Toner. Pro Jahr ergibt das eine Ersparnis von ca. 200.000 Blatt Papier
Damit sparen wir durch das Projekt “Papierloses Büro” nicht nur Zeit und Geld, sondern tun auch noch etwas für die Umwelt. Wenn man davon ausgeht, dass sich aus einem durchschnittlichen 30-Meter hohen Baum bis zu 10.000 Blätter Papier gewinnen lassen, retten wir damit 20 Bäume im Jahr. Das klingt im ersten Moment gar nicht nach so viel, allerdings sollte man das folgende bedenken: 2019 gab es in Deutschland mehr als 70.000 Unternehmen*. Wenn jedes dieser Unternehmen durch die Reduzierung des Papierverbrauchs jährlich etwa 20 Bäume verschont, können damit jährlich 1.400.000 Bäume gerettet werden. Das entspricht etwa einer Waldfläche von über 6000 ha.
Vom Zettelchaos zum digitalen Fortschritt – Ein Blick hinter die Kulissen
„Papierchaos und lästiges Suchen war gestern“
Zum Zeitpunkt der Umstellung im Jahr 2016 erschien es den meisten Mitarbeitern als nahezu unmöglich, den gesamten Prozess so umzugestalten, dass mehr als die Hälfte davon papierlos erfolgen soll ohne, dass dabei etwas auf der Strecke bleibt. Heute – fünf Jahre nach der Umstellung – erweist sich das Projekt “Papierloses Büro” als äußerst erfolgreich und zielführend. Durch die Digitalisierung der Ablageprozesse können Belege in Sekundenschnelle aufgerufen und bearbeitet werden. Auch die digitale „Papierablage“ funktioniert durch „digitales klammern“ schneller und effizienter. Dank unserem digitalen Ablagesystem konnte dem Zettelchaos nun ein Ende bereitet werden. Jeder Arbeitsplatz verfügt nun auch über einen zweiten Bildschirm. Das sorgt zusätzlich für einfacheres und schnelleres Arbeiten und ist heute gar nicht mehr wegzudenken. Durch wegfallende Archivräume konnten außerdem neue Büroräume geschaffen werden.
Meilenstein für Meilenstein konnten wir die digitalen Prozesse innerhalb der Abteilungen je nach Anforderung anpassen und perfektionieren. Mithilfe von Listen, Briefkörben und Ablagemasken sowie der Definition von Bearbeitungsfarben und Stempelfunktionen wurde die digitale Ablage nach den Bedürfnissen der jeweiligen Abteilung angepasst.
„Zum Glück gibt’s DocuWare, ich würde nie mehr Ablage und Archivarbeit machen wollen.“
Wie Corona den Fortschritt der Digitalisierung fordert und fördert
Ein Stück in Richtung Digitalisierung zu gehen, war vor fünf Jahren eine große Umstellung, jetzt sind wir für diesen Schritt dankbar. Seit über einem Jahr begleitet uns nun das Corona Virus. Das Arbeiten vom Küchentisch anstatt am Schreibtisch im Büro ist für viele zur Normalität geworden. Spätestens seit diesem Zeitpunkt müssen wir umdenken. Digitales Arbeiten ist seitdem gefragter denn je. Da wir über das digitale Ablagesystem auf alle Dokumente zugreifen können, ist die Zusammenarbeit aus dem Homeoffice kein Problem. Eine enorme Erleichterung, keine Papierunterlagen mit nach Hause „schleppen“ zu müssen. Über diverse Tools können Termine problemlos per Videokonferenz online stattfinden. Auch die tägliche (Unternehmens-)Kommunikation zwischen Mitarbeitern stellt so abteilungsübergreifend keine Herausforderung dar. Mobile Arbeitsplätze und ein ausführliches Testkonzept mittels Schnelltests sorgen für Sicherheit und die Möglichkeit flexibel im Büro oder von zu Hause arbeiten zu können. Das bringt nicht nur Abwechslung sowie einen moderneren Workflow mit sich sondern reduziert vor allem die Kontakte im Unternehmensumfeld.
Fazit
Ausdrucken, einsortieren und archivieren war gestern. Die Umstellung auf ein papierloses Büro passiert zwar nicht von heute auf morgen, bringt jedoch einen moderneren Workflow und damit auch mehr Effizienz mit sich. Zusätzlich spielt dabei auch das Thema Nachhaltigkeit eine große Rolle. Durch die Reduzierung des Papier- und Tonerverbrauchs gehen wir bewusster mit unseren natürlichen Ressourcen um. Aber vor allem in den heutigen Zeiten einer Pandemie stellt das papierlose Büro quasi eine Notwendigkeit dar. Wir benötigen einfach mehr Flexibilität, da der Zugriff auf die entsprechenden Arbeitsbereiche auch von Zuhause ermöglicht werden soll, um die Kontakte auch im Unternehmen minimieren zu können.
